La tradizionale gestione delle spese aziendali non funziona più. Non solo porta via tempo, ma distoglie le aziende dal raggiungimento dei loro obiettivi, rallentandone l’attività. È invece necessario rafforzare la visibilità sui flussi di cassa, la capacità di analisi e la pianificazione con strumenti all’avanguardia.
Soldo è la piattaforma pensata per liberare i team finanziari dall’ingombrante peso della gestione delle spese, consentendo ai dipendenti di spendere in modo chiaro e responsabile.
Quali sono le principali sfide della gestione finanziaria?
Ancora oggi, la chiusura di fine mese rimane il tallone d’Achille del Finance. Le difficoltà nel reperire dati precisi sono all’ordine del giorno. Sapevi che i team finanziari meno efficienti possono impiegare fino a due o tre settimane per portare a termine queste operazioni?
Avere una visione consolidata dell’intera spesa aziendale non è affatto semplice. Spesso i dati provengono da una moltitudine di sistemi diversi e per ognuno di questi è necessario compilare manualmente report molto complessi per estrapolare i dati corretti. Questo processo, per lo più manuale, non solo comporta una significativa perdita di produttività, ma aumenta anche il rischio di errori.
In aggiunta a tutto questo, la maggior parte dei professionisti finanziari è sempre più sollecitata a fornire forecast precisi, ma, a causa delle sfide menzionate, ottenere dati in tempo reale risulta praticamente impossibile. Di conseguenza, quando i report vengono effettivamente inviati, i dati sono quasi sempre obsoleti.
Innovare per tenere sotto controllo i costi
In molte realtà aziendali, i team finanziari operano in un contesto in cui gli stack tecnologici sono carenti in termini di trasformazione digitale. Questo non è necessariamente un difetto dei team, ma una conseguenza di un sistema tecnologico piuttosto antiquato tipico del settore finanziario.
Il problema principale risiede nel fatto che i dati provengono generalmente da fonti diverse, sparsi in molteplici sistemi non interconnessi. Questo non solo ne rende difficile l’accesso e l’analisi, ma impedisce anche l’implementazione di cambiamenti radicali.
Gli ostacoli alla trasformazione digitale nei team finanziari non derivano da una mancanza di volontà o impegno, piuttosto dalle sfide intrinseche del settore finanziario, come i rischi associati e la necessità di preservare i dati storici.
Quali sono le principali tipologie di spesa in azienda?
Da un lato, ci sono le spese centralizzate, gestite dall’Ufficio Acquisti attraverso un processo specifico che garantisce governance e visibilità complete. Questo approccio è efficace per le spese strategiche ben note e pianificabili, ma rappresenta solo una piccola percentuale delle transazioni totali.
Dall’altro lato, ci sono le spese decentralizzate, non controllate dall’Ufficio Acquisti ma gestite da altri responsabili di budget o dipendenti di vari reparti. Queste spese sono più difficili da pianificare e spesso non rientrano nei normali processi di acquisto. La maggior parte delle transazioni di un’azienda rientra in questa categoria. Le spese decentralizzate sono le più difficili da gestire a causa della loro natura imprevedibile e richiedono procedure più flessibili e immediate.
Dalla riconciliazione reattiva alla programmazione proattiva
Generalmente i dipendenti e i team hanno un budget, fanno acquisti e chiedono poi il rimborso. Tuttavia, alla fine del mese, i responsabili finanziari devono riconciliare le spese e questo spesso è un processo manuale che implica la ricerca estenuante dei giustificativi. Inoltre, i responsabili del budget fanno fatica ad avere una visione chiara di ciò che viene effettivamente speso. Questo approccio è lento, caotico e inefficiente, ma molte aziende continuano ad operare in questo modo per mancanza di consapevolezza sulle possibili alternative.
Esiste, però, un metodo completamente diverso che consente di programmare le spese in maniera proattiva. Soldo, infatti, mette il denaro aziendale a disposizione di tutti, senza però rinunciare al controllo. I dipendenti e i team hanno accesso e possono utilizzare esclusivamente i fondi previamente autorizzati, mentre i responsabili finanziari monitorano le uscite. La piattaforma registra in tempo reale ogni singola transazione, ricevuta e fattura, semplificando e velocizzando enormemente la chiusura di fine mese.
La dimostrazione del valore aggiunto di Soldo
Nel 2023 Forrester ha condotto uno studio Total Economic Impact™ (TEI) per conto di Soldo, illustrando i risultati di quattro casi aziendali in cui l’utilizzo della piattaforma ha contribuito ad aumentare il ROI, la produttività e l’efficienza. I risultati sono davvero impressionanti:
I team finanziari hanno ottenuto un controllo completo sulle spese senza la necessità di intervento diretto. Il tempo dedicato alla gestione delle richieste di rimborso è diminuito del 62%, mentre quello per la revisione e l’approvazione dei report è diminuito dell’80%, generando un risparmio totale di 100.100 euro in tre anni.
Per i dipendenti il tempo dedicato alla compilazione delle note spese si è ridotto del 50%, equivalente a un risparmio totale di 73.400 euro in tre anni.
I responsabili operativi hanno beneficiato di maggiore efficienza e organizzazione grazie alla gestione decentralizzata delle spese. L’emissione di carte virtuali ha sostituito la distribuzione di contanti, con un risparmio di circa 50 ore di lavoro all’anno.
In sintesi, l’implementazione di Soldo ha portato a significativi miglioramenti in termini di efficienza, controllo ed esperienza complessiva, generando impatto economico assolutamente positivo per i clienti.
Prepara la tua azienda al futuro con Soldo
Con il nostro approccio agile, potrai ottenere una visione consolidata e in tempo reale delle spese aziendali, riducendo il tempo e l’impegno necessari per la chiusura di fine mese. I nostri strumenti automatizzati e integrati ti permetteranno di riconciliare facilmente i dati provenienti da diverse fonti, eliminando qualsiasi rischio di errore. Adottare un approccio agile è fondamentale per diventare un’azienda di successo, specialmente in periodi di significativa incertezza macroeconomica. Non perdere altro tempo: libera le finanze aziendali e fai crescere la tua azienda.